ఆఫీసుల్లో కొందరిని చూస్తే ‘వీళ్లు భలే మేనేజ్ చేసుకుంటారు. ఎప్పుడో ఒకప్పుడు తప్ప అంత స్ట్రెస్ ఫీలయినట్టు కనిపించరు. మేము కూడా అంతే కష్టపడుతున్నాం. కానీ చాలా స్ట్రెస్ ఉంటోంది. వాళ్ల దగ్గర ఏం సీక్రెట్ ఉందో!’ అనిపిస్తుంది. అలా స్ట్రెస్ లేకుండా టెన్షన్ ఫ్రీ లైఫ్ గడిపేందుకు వాళ్ల దగ్గరున్న మ్యాజిక్ టూల్ జీటీడీ . అంటే... ‘గెట్టింగ్ థింగ్స్ డన్ ( జీటీడీ)’ అన్నమాట.
ఈ జీటీడీ గురించి డేవిడ్ అల్లెన్ అనే ఆయన ‘గెట్టింగ్ థింగ్స్ డన్ : ది ఆర్ట్ ఆఫ్ స్ట్రెస్ ఫ్రీ ప్రొడక్టివిటీ’ అనే పుస్తకాన్ని రాశాడు. గెట్టింగ్ థింగ్స్ డన్ – దీని థియరీ ఏంటంటే... బుర్రలో ఎక్కువ ఇన్ఫర్మేషన్ ఉంచుకోవద్దు. దానివల్ల ప్రొడక్టివిటీ తగ్గుతుంది. ఫోకస్ ఉండదు. అందుకే బుర్రలో పెట్టుకోవాల్సిన సమాచారాన్ని బయట స్టోర్ చేస్తారన్నమాట.
బ్రెయిన్ పవర్ స్టోర్ చేసేందుకు
నిజానికి బ్రెయిన్ ఉన్నది ఇన్ఫర్మేషన్ స్టోర్ చేసుకునేందుకు కాదు. చేయాల్సిన పనులు, రిమైండర్స్ వంటి వాటిని బ్రెయిన్లో పోగు చేయడం వల్ల... చేయాల్సిన పనికి తక్కువ బ్రెయిన్ పవర్ వాడాల్సి వస్తుంది. అందుకే చేయాల్సిన పనులను బ్రెయిన్లో నుంచి పక్కకు తీసి టు–డు–లిస్ట్ రాసుకుంటే... అప్పుడు చేయాల్సిన పని మీద బ్రెయిన్ పవర్ వాడొచ్చు” అంటారు ఈ థియరీని ఫాలో అయ్యే వాళ్లలో కొందరు. చేయాల్సిన పని గురించిన వివరాలను ఎక్స్టర్నల్గా స్టోర్ చేయడం వల్ల ‘‘తరువాత నేనేం చేయాలి” అనే విషయం మీద అవగాహన ఉంటుంది. దానివల్ల వర్క్ టెన్షన్ దరి చేరదు.
ఈ మెథడ్ను సింపుల్గా టైం మేనేజ్మెంట్ స్ట్రాటజీ అనొచ్చు. చూస్తుంటే సింపుల్గా అనిపిస్తున్న ఈ పద్ధతి ఫాలో అయితే దాని పవర్ ఏంటో అర్థం అవుతుంది. మనకు తెలియకుండానే బ్యాక్గ్రౌండ్లో... చేయాల్సిన పనులను షఫ్లింగ్ చేస్తూ, రీ అరేంజ్ చేసుకుంటూ ఉంటుంది బ్రెయిన్. ఎప్పుడైతే కొత్త టాస్క్ సిగ్నల్ మెదడుకి అందుతుందో... అప్పటివరకు ప్లాన్ చేసిన లిస్ట్ను కొత్తగా చేరిన టాస్క్ ప్రాధాన్యత బట్టి మార్చుకుంటుంది. ఈ స్ట్రెస్ నుండి బయటపడి వర్క్ ప్రొడక్టివిటీ పెంచుకోవాలంటే జీటీడీ మెథడ్ బెటర్ అంటారు ఎక్స్పర్ట్స్. బ్రెయిన్లో ఉండే ఆలోచనల క్లట్టర్ను ఒక దగ్గర డంప్ చేసి, వాటిని స్ట్రీమ్లైన్లో పెట్టేందుకు జీటీడీ పనికొస్తుంది. స్ట్రీమ్లైన్ చేశాక ఎలా పనిచేయాలనే నిర్ణయాలు తీసుకోవచ్చు.
ఇదెలా పనిచేస్తుందంటే...
ఈ పద్ధతిలో ప్రధానంగా ఐదు అంశాలు ఉంటాయి. వాటిని వాడి వర్క్లోడ్, ఒత్తిడిని తగ్గించుకోవచ్చు.
క్యాప్చర్ : చేయాల్సిన పనుల్ని ఆర్గనైజ్ చేసుకోవడం కంటే ముందు క్యాప్చర్ చేయాలి. ఇలా చేసే టూల్ను ఇన్ బాక్స్ అంటాడు ఈ పుస్తక రచయిత. పర్సనల్ ప్రొడక్టివిటీ మెరుగుపర్చుకోవాలన్నా, వర్క్ను ట్రాక్ చేయాలన్నా ‘టు–డు– లిస్ట్’ అవసరం. అదే టీం వర్క్ అయితే వర్క్ మేనేజ్మెంట్ ప్లాట్ఫామ్ ట్రై చేయాలి. దీనివల్ల మీ వర్క్ను క్యాప్చర్ చేసి ట్రాక్ చేయొచ్చు. టీం వర్క్ను మేనేజ్, ఆర్గనైజ్ చేయడం కూడా ఈజీ. ఇలా క్యాప్చర్ చేసినప్పుడు వర్క్ సరిగా ఆర్గనైజ్ లేదా డాక్యుమెంట్ చేయకపోయినా బాధపడాల్సిన పని లేదు. ఎందుకంటే బ్రెయిన్లో ఉన్న స్టఫ్ను ఎక్స్టర్నల్గా స్టోర్ చేస్తారు కాబట్టి.
క్లారిఫై : రాసిన విషయాల గురించి ఒక క్లారిటీ ఉండాలి. అప్పుడే ఒక్కో టాస్క్ పూర్తి చేసేందుకు ఎలా వర్క్ చేయాలనే ఐడియా వస్తుంది. ఆ తరువాత ఆర్గనైజ్ చేయాలి. టాస్క్ ప్రాధాన్యత బట్టి పని చేసుకోవాలి. ప్రయారిటీ లిస్ట్ రాసుకున్నా కూడా... తక్కువ టైం పట్టే వాటిని ముందు పూర్తి చేయాలి. దానివల్ల ఆ పని మీ మైండ్ నుంచి పోతుంది. ‘టు–డు–లిస్ట్’ నుంచి డిలీట్ అవుతుంది. ఆ పని మీది కాకపోతే వెంటనే సంబంధిత వ్యక్తికి అసైన్ చేయాలి.
ఆర్గనైజ్ : ఏం చేయాలి? ఎలా చేయాలి? అనే దానిపట్ల ఒక క్లారిటీ వచ్చిందంటే... టాస్క్, చేయాల్సిన పనుల లిస్ట్ దగ్గర ఉన్నట్టే. ఆ లిస్ట్ను ఆర్గనైజ్ చేసుకుంటే వర్క్ క్యాలెండర్ రెడీ అయినట్టే. అందులో ఉన్న డేట్స్, రిఫరెన్స్ల బట్టి పనులు సరిగా అవుతున్నాయా? లేదా? చెక్ చేసుకునే షెడ్యూల్ పెట్టుకోవాలి. ‘టు–డు–’ లిస్ట్లో ఉన్న వాటిని యాక్షనబుల్ టాస్క్గా మార్చారంటే క్లారిఫై, ఆర్గనైజ్ స్టెప్స్ తరువాత ఇన్బాక్స్ ఖాళీ అయిపోతుంది.
రిఫ్లెక్ట్ : ఈ స్టెప్ జారుడు బండలాంటిది. అందుకే దీన్ని రోజులో వర్క్ మొదలుపెట్టినప్పుడు, రోజు అయిపోయేటప్పుడు జాగ్రత్తగా గమనించుకోవాలి. ఇలా చేయడం వల్ల క్యాలెండర్ను రీ–ఆర్గనైజ్ చేసుకునే వీలుంటుంది. బుర్ర మీద భారం పడకుండా ఉండేందుకు తయారుచేసిందే జీటీడీ మెథడ్. మరి అలాంటప్పుడు రిఫ్లెక్ట్ మెథడ్ని ఒకటికి పదిసార్లు చెక్ చేసుకుంటూ భారాన్ని పెంచుకుంటే ఎలా? అందుకే చేస్తున్న పనిని బట్టి వారానికి ఒకసారి వీక్లీ రివ్యూ చేసుకోవాలి.
ఎంగేజ్ : బుర్రని క్లియర్ చేసుకుని వర్క్ ఆర్గనైజ్ చేసుకున్నాక పనులు చేయడం మిగులుతుంది. ఎప్పుడు చేయాలి? ఏం చేయాలి? అంటూ స్ట్రిక్ట్ రూల్స్ ఏమీ ఉండవు. అయితే ఎక్కడినుంచి మొదలుపెట్టాలి? ఎలా మొదలుపెట్టాలి? అనే విషయంలో కన్ఫ్యూజన్ ఉంటే ఎంగేజ్మెంట్లోకి వెళ్లే ముందు నాలుగు విషయాలను చెక్ చేసుకోవాలి. అవి...
ప్రయారిటీ: ఉన్న టాస్క్ల్లో దేనికి ప్రయారిటీ ఇవ్వాలి? ఆ రోజు చేయాల్సింది ఏమిటి?
కాంటెక్ట్స్ : బ్రెయిన్ ఎలాగైతే మల్టీటాస్కింగ్ చేయలేదో అలానే ఈ పద్ధతి కూడా. అందుకే టైం బ్లాకింగ్ మెథడాలజీ వాడాలి. ఒకేలాంటి పనులన్నిం టినీ ఒకే టైంలో చేయాలి.
టైం అవైలబుల్ : టైం బట్టి టాస్క్ సెలక్ట్ చేసుకోవాలి. ఇలా చేయడం వల్ల టైం సరిపోవడం లేదని మధ్యలో టాస్క్ వదిలేయాల్సిన అవసరం రాదు.
ఆఫీసుల్లో కొందరిని చూస్తే ‘వీళ్లు భలే మేనేజ్ చేసుకుంటారు. ఎప్పుడో ఒకప్పుడు తప్ప అంత స్ట్రెస్ ఫీలయినట్టు కనిపించరు. మేము కూడా అంతే కష్టపడుతున్నాం. కానీ చాలా స్ట్రెస్ ఉంటోంది. వాళ్ల దగ్గర ఏం సీక్రెట్ ఉందో!’ అనిపిస్తుంది. అలా స్ట్రెస్ లేకుండా టెన్షన్ ఫ్రీ లైఫ్ గడిపేందుకు వాళ్ల దగ్గరున్న మ్యాజిక్ టూల్ జీటీడీ . అంటే... ‘గెట్టింగ్ థింగ్స్ డన్ ( జీటీడీ)’ అన్నమాట. థియరిటికల్ కెపాసిటీ ఎంత ఉన్నా పని చేసే వ్యక్తి కెపాసిటీ ఎంత అనేది చూసుకోవా లి.
పని చేయాలనిపించనప్పుడు బలవంతంగా పని చేస్తే... ఆ పని చేసేందుకు పట్టే టైం కంటే రెట్టింపు టైం పడుతుంది. ఇలాంటప్పుడు చేసే పనుల్లో మనసుకు నచ్చిన పని చేయాలి. అది కూడా చాలా తక్కువ ప్రయారిటీ ఉన్నది. అప్పుడు మీలో శక్తి పెరుగుతుంది. పనిచేసే మూడ్ వస్తుంది.
ప్రొడక్టివ్ వర్క్ కోసం కాస్త ఒత్తిడి ఉంటే ఓకే! కానీ ఆ ఒత్తిడి ఎక్కువయితే దాని ఎఫెక్ట్స్ వేరుగా ఉంటాయి. అందుకే జీటీడీ మెథడ్ వాడి పనికొచ్చేలా ఒక సిస్టమ్ డెవలప్ చేసుకుంటే అనవసరమైన ఒత్తిడి బారిన పడరు. అప్పుడు చేయాల్సిన పనుల్లో అత్యవసరం అనుకున్న వాటి మీద దృష్టి పెట్టొచ్చు.
